Arkas Lojistik, tedarikçilerinden ve müşterilerinden kuruma iletilen faturaların sistem giriş süreçlerini hızlandırmak, ilgili süreci tek merkezde toplayıp takibini yapmak ve insan hatasını en aza indirmek amacıyla Azure Form Recognizer çözümünü kullandı.

23 ülkede faaliyet gösteren, Türkiye’nin öncü kurumlarından Arkas Holding’in ana iş kollarından lojistik sektöründe “komple lojistik” hizmetleriyle öne çıkan Arkas Lojistik; 1500’e yakın çalışanıyla deniz, hava, kara, demiryolu kombine taşımaları, açık yük ve proje taşımaları, forwarding ve depo hizmetleri sunuyor. Türkiye’nin dışında Rusya, Ukrayna, Gürcistan, Kazakistan, Azerbaycan, Çin ve Yunanistan’da da faaliyet gösteren şirket, hızlı, güvenilir ve kaliteli lojistik hizmeti sağlayan global bir lojistik şirketi olma vizyonuyla dijitalleşme yatırımlarını sürdürüyor.

Arkas Lojistik, tedarikçilerinden ve müşterilerinden kuruma iletilen faturaların sistem giriş süreçlerini hızlandırmak, ilgili süreci tek merkezde toplayıp takibini yapmak ve insan hatasını en aza indirmek amacıyla Arkas Holding çatısı altında faaliyet gösteren Bimar Bilgi İşlem ile ortak bir proje gerçekleştirdi. Arkas grubundaki şirketlere bilgi teknolojileri konularında çözümler sunan, sektöründe öncü teknoloji firması Bimar Bilgi İşlem ile söz konusu ihtiyaçların nasıl giderilebileceğini araştıran Arkas Lojistik, Microsoft çözümlerini kullanmaya karar verdi. Tüm sunucularını ve veri merkezini 2019 yılında tamamen Microsoft Azure’a taşıyarak Türkiye’nin kurumsal çapta en kapsamlı bulut dönüşüm projesine imza atan Arkas Holding’e bağlı Arkas Lojistik, mevcut Azure entegrasyonu sayesinde ek lisans maliyeti gerekmeden kısa sürede Azure Form Recognizer uygulamasını muhasebe operasyonlarına entegre etti.

Bu doğrultuda Azure Form Recognizer kullanmaya başlayan şirket, Microsoft’un Cognitive Service’leri dâhilindeki görsel sınıflandırma ve otomatik form doldurma yöntemlerinden güç alan çözüm sayesinde dijital dönüşüm yolculuğunda güvenli adımlarla ilerledi. Arkas Lojistik, bu atılımla finansal iş süreçlerini de dijitalleştirerek hız kazandı.

Arkas Lojistik Bilgi Sistemleri ve Dijital Dönüşüm Koordinatörü Volkan Karaboğa, geçiş sürecini şöyle anlattı: “Yoğun operasyon akışımız içinde ayda binlerce fatura kaydı yapıyoruz ve bunların bir kısmı elektronik fatura değil. Bu nedenle işlemlerin büyük bir kısmı manuel olarak yapılıyor. Basılı faturaların muhasebe unvanların yanlış yazımı, tutar, para birimi, matrah, KDV gibi hatalarla karşılaşılabiliyor.. Bunları engellemek ve fiziksel faturaların da sisteme aktarım sürecini kendimize özel hazırladığımız ve geliştirdiğimiz yazılım çözümlerimiz olan FOT ve LOOP uygulamalarımız üzerinden yönetip süreçlerimizi hızlandırmak istedik. Bir yandan da tek bir merkezden kontrol edilmesini ve onayların izlenebilir olmasını hedefledik.”

Dijitalleşerek hem zamandan hem iş yükünden tasarrufa devam

Verilerin daha hızlı ve doğru olarak sisteme girilmesini sağladıklarını belirten Karaboğa, “Arkas ve Microsoft ekibi tek bir takım gibi büyük bir uyumla çalıştı. Bunun yanında özellikle ön hizmet bedelinin olmayışı, maliyet avantajı ve Microsoft güvencesinde bir hizmet olması, Azure Form Recognizer çözümünü tercih etmemizde etkili oldu. Sistem kolayca ve hızla kurulduktan sonra manuel olarak metin girişi ve buna bağlı hatalar tamamen ortadan kalktı. Hem zamandan hem de iş yükünden tasarruf ettik. Kullandığımız diğer platformlarla da uyumlu çalışmasını sağladık. Muhasebe alanında büyük çabalar sarf ettiğimiz ve uzun vakitler harcadığımız bir alanı dijitalleştirdik. Bu sayede diğer finansal işlerimize daha etkin odaklanıyoruz” dedi.

Arkas Holdng’in diğer şirketleri de Azure çözümlerinden faydalanacak

Arkas Lojistik, fiziksel tüm fatura işlemlerini sistemle entegre etmenin yanında, sonraki süreçte de fatura dışındaki muhasebe işlemlerinde Azure Form Recognizer’dan faydalanmayı hedefliyor. Bu işlemlerin arasında avans masraf yönetimi, sigorta ve poliçe yönetimi ve buna benzer diğer belgelerin sistem üzerinden yönetilmesi bulunuyor.

Arkas Lojistik’ten sonra, başta Arkas Denizcilik tarafı olmak üzere, holdingin diğer şirketlerine de benzer sistemlerin getirilmesi üzerinde çalışılıyor.