Çalışanların tam zamanlı olarak ofise dönüp dönmemeleri konusu tartışılırken kesin değil ama şirketler uzaktan çalışma politikalarını ileriye taşımak için çalışmalarını devam ettiriyor.

Google, gerçekten tüm bu sorulara cevap bulunabilecek tek şirket diyebiliriz.

Google’ın dünyadaki en zengin veri kümelerine erişiminin olduğunu düşünürsek, bunun gerçekten önemli bir karar olduğunu bir gerçek.

Şirketin geçen sene yayınladığı araştırmalara da göz ardı etmeksizin, uzaktan çalışmanın nasıl bir etkisi olduğunu daha iyi anlamak amacıyla 5.000’den fazla Google çalışanına anket yapıldı ve  yaklaşık yüz kişilik hedef grupları oluşturuldu.

Google, çalışanların işlerinin daha iyi ilerlemesi için onlara birkaç öneride bulundu. Yapılan çoğu uygulamada, duyguları tanımlama, anlama ve yönetme becerisinin duygusal zekaya dayandığını görüldü. Şimdi Google’ın sunduğu önerilere bir göz atalım..

Google’a göre; “Ekip toplantıları, ekibinizden ayrı çalıştığınız durumlarda kurduğunuz en önemli etkileşimlerden biridir bu sebeple toplantılarınızı önceden planlayın, acil bir durum olmasa bile önceliğinizi ona verin ve gerçekten sosyal olarak katılım sağlayın.” 

Uzaktan çalışma ortamında yazılı iletişim oldukça fazla kullanılmasına rağmen, bu şekilde bir iş ortamına ayak uyduramayanlar da çıkabilir elbette. Kullanılan mizah ve üslup kolaylıkla yanlış yorumlanabilir ve kişinin sesini duyma, yüzündeki ifadeyi görme veya vücut dilini okuma şansınız maalesef yoktur.

(Uyarı: Yalnız çok fazla toplantı planlamamaya da dikkat edin, yoksa ekibiniz fazla toplantı yapmaktan işlerini bitirebilmek için yeterli zamanlarının kalmadığı hissine kapılabilirler.)

Google, ekip arkadaşlarınızı daha yakından tanımanız için toplantı saatlerini kullanmanızı tavsiye ediyor. Mesela birlikte sanal bir kahvaltı veya öğle yemeği planlayabilirsiniz.

Ekip arkadaşlarınızla birebir konuşurken ucu açık sorular sormaya özen gösterin. Örneğin, “Hafta sonunuz nasıldı?” yerine “Bu hafta sonu ne yaptın?” diyebilirsiniz.

Google, “Beraber çalıştığınız zamanlarda mikrofonun sesini kapattığımızda veya bilgisayarda başka şeylerle ilgilendiğimiz zaman, iletişimimizde kopukluk yaşayabiliyoruz’’ diyor.

• Kameranızın açık olsun ki karşınızdakiler sizi görebilsin,

• Bir işle uğraşırken mikrofonunuzun sesini kapalı tutun,

• Kafanızı onaylar şekilde sallayabilir “hmmm” veya “evet, iyi fikir” gibi hem sözlü hem de sözlü olmayan ifadeler ile vücut dilinizi kullanın,

• Not almadığınız zamanlarda telefonlarınızı masaya ters şekilde bırakın ve karşınızdakilerle göz temasını mutlaka kurun.

Google, tabi ki iş arkadaşlarınızın çalışma sürelerini kısıtlamayacak şekilde onları başlangıçta teşvik eden ufak bir giriş, işinizle ilgili ilgi çekici bir haber makalesi veya komik ve ilgi çekici bir fotoğrafla başlangıç  yapmanızı tavsiye ediyor.

Ayrıca aynı ofiste verdiğiniz kahve molaları gibi bir “sanal kahve molası” da planlayabilirsiniz. Bu size gününüzün nasıl geçtiği, hafta sonu planlarınız veya başka konular hakkında sohbet etmeniz için olanak sağlayacaktır.

Google, “Uzaktan çalışırken, ekip arkadaşlarınıza “teşekkürler” veya” iyi iş çıkardın” demek yerine, meslektaşınıza onu gönülden tebrik eden veya teşekkür eden bir mesaj gönderin, ekip toplantıları esnasında onu onore edin. ‘’ diyor.

İçine kapanık iş arkadaşlarınızın grup içi toplantılara hatta sanal bir ortama dahi katılmaları onlar için zor olabilir. Ekip liderleri bu konuda içine kapanık olan iş arkadaşlarınıza destek olabilir onları teşvik edebilirler.

Siz de, bu arkadaşların kendilerini ifade edişleri ve kullandıkları vücut dillerini takip edin. Sohbete girmeye çalıştıklarını görürseniz onlara mutlaka konuşma şansı verin.

Google, “Kurallar, ekibinizle nasıl çalışacağınız konusunda sizlere en çok yardımcı olacak etken, ama kurallar net belirlenmediği zaman mutlaka sorun yaşanır.’’ diyor.

Google araştırmacıları, ekip kurallarının iş arkadaşlarıyla müzakere edilip karar verilmesi gerektiğini öneriyor.

• Gerekirse mesai saatleri ve saat dilimleri hesaplanarak e-maillere/pinglere ne kadar sürede cevap verilebileceği ile ilgili tüm durumlar konuşulmalı,

• Ekip içerisindeki görev beklentileri belirlenmeli,

• Bilgi paylaşmanın en iyi yolunun ne olduğunu konuşulmalı,

• Ne kadar sıklıkla iletişim halinde olunacağını belirlenmeli,

• Ve son olarak ekip arkadaşlarının daha kapsamlı bir hedefe uyum sağlamasına yardımcı olacak geniş bir vizyon sağlanmalı.

Bunu yapmak herkesin eşit şartlarda olduğunu gösterir, stresi azaltır ve yapılan işten daha fazla verim alınmasını sağlayabilir.

Birini aramaya ve mesaj atmaya nasıl karar veriyorsunuz?

Google’a göre, ‘’Mesaj atmak her ne kadar kısa konuşmalar için harika bir seçenek olsa da video görüşmeleri daha detaylı bir iletişim kurabilmek için en iyi yoldur.’’

Çok fazla arama yapmak insanları sıkabilir ve bıktırabilir. Ama beş dakika sürecek daha etkili bir video görüşmesi ile mesaj trafiği ile harcadığınız vakittense tüm sorularınıza daha hızlı cevap alabilir ve çok daha kolay iletişim kurarsınız.

Hepimiz salgınla mücadele ediyoruz ve böyle bir durumda rahatınız her zamankinden çok daha önemli.

Google’ın bu durumla ilgili size verebileceği birkaç tavsiye var. Bunlar: 

• iş ve ev hayatınızı fiziksel olarak ayrı tutmak için rahat edeceğiniz bir ofis alanı oluşturun,

• gerektiğinden fazla çalışmanızı önlemek için kendinize çalışma saatleri belirleyin ve

• her saat başı mutlaka kısa bir mola verin.

Bu planlama ile yürüyüşe çıkma, internette gezinme veya araya sıkıştırmak istemediğiniz herhangi bir şeyi yapma şansı yakalarsınız. Bu sayede sanal toplantılardan sıkılmazsınız da.